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OpenLM im Einsatz in einem Architekturbüro

Situation

Ein Architekturbüro setzt als CAD Anwendung „AutoCAD Architecture™“ der Firma Autodesk™ Inc. ein. Insgesamt nutzen 15 Mitarbeiter und zwei Auszubildende diese Software. AutoCAD ist an 15 Desktop Arbeitsstationen installiert. Zusätzlich stehen Installationen auf 5 Notebooks zur Verfügung, die für Kunden- und Baustellenbesuche sowie für Präsentationen verwendet werden.

Da AutoCAD nicht an allen Arbeitsstationen permanent gleichzeitigt genutzt wird, wurden aus Kostengründen lediglich 10 AutoCAD Netzwerklizenzen (floating, concurrent user) Lizenzen beschafft, d. h. an 10 Arbeitsstationen kann AutoCAD gleichzeitig genutzt werden. Die zur Verwaltung dieser Lizenzen notwendige Lizenzmanagement Software FlexNet (FLEXlm) der Firma Flexera (vormals acresso) wurde auf einem zentralen Server installiert auf den alle Arbeitsstationen im lokalen Netzwerk Zugriff haben.

Da das Architekturbüro keine eigene IT Abteilung hat wird die Administration des Lizenzservers und der AutoCAD Installationen von einem der AutoCAD Anwender geleistet.

Damit AutoCAD auf den Notebooks auch dann lauffähig ist, wenn diese keine Verbindung zum Firmennetzwerk haben, ist für diese Geräte die Funktionalität „borrowing“ der Lizenzmanagement Software aktiviert. D. h., bevor ein Notebook vom lokalen Netzwerk getrennt wird, kann eine der zur Verfügung stehenden AutoCAD Lizenzen „ausgeliehen“ werden und auf dem Notebook für einen vorher definierten Zeitraum „offline“ verfügbar gemacht werden. Für diesen Zeitraum steht diese Lizenz dann den übrigen Arbeitsstationen nicht zur Verfügung. Nach Ablauf dieser Zeit oder, wenn das Notebook wieder Netzwerkverbindung hat und die Lizenz aktiv zurückgegeben wird, steht die Lizenz den übrigen Nutzern wieder zur Verfügung.


Herausforderung

Obwohl selten mehr als 10 Anwender gleichzeitig AutoCAD aktiv Nutzen kommt es sehr häufig zur „Lizenzverweigerung“, d.h. ein Anwender bekommt beim Versuch AutoCAD zu starten die Meldung, dass keine freie Lizenz zur Verfügung steht.

Typischerweise macht sich dann dieser Anwender auf die Suche nach einem anderen Anwender, welcher eine AutoCAD freigeben könnte weil zwar AutoCAD auf seiner Arbeitsstation gestartet hat aber auf Grund von anderweitiger Aktivitäten - z. B. einer „spontanen Besprechung“ – aktuell nicht aktiv damit arbeitet.

Da kein „hauptamtlicher“ Systemadministrator zur Verfügung steht, der zumindest herausfinden könnte, wer die aktuellen „Verbraucher“ der Lizenzen sind und das System für die Anwender keine entsprechende Information zur Verfügung stellt, ist dies ein oft mühsames und zeitintensives Verfahren.


Auswirkungen

Die Folge ist eine sinkende Produktivität durch fehlende freie Lizenzen und durch zwangsläufig erhöhte Kommunikation zwischen den Mitarbeitern. Zudem steigt die Frustration und die Anforderung nach dem Zukauf zusätzlicher Lizenzen wächst, ohne dass die tatsächliche produktive Auslastung der Lizenzen bekannt ist.

Um die Kosten für die Beschaffung zusätzlicher Lizenzen zu sparen, werden die Möglichkeiten von FlexNet genutzt und einzelnen „wichtigen“ Anwendern höhere Priorität eingeräumt oder gar Lizenzen für diese reserviert.

Wenn zusätzlich noch bis zu 5 Lizenzen auf Mobilgeräte ausgecheckt sind, senkt dies folglich die Verfügbarkeit für die übrigen Anwender und die Auszubildenden müssen für ihre Arbeiten in die absoluten Randzeiten ausweichen.

Der Administrationsaufwand für den „ehrenamtlichen“ CAD Administrator steigt stark an, da diese Konfigurationen oft geändert werden müssen um der jeweils aktuellen Situation gerecht zu werden.

Die einzige Alternative zur Behebung dieser für die Leistungsfähigkeit des Unternehmens schädlichen Situation scheint vordergründig die Beschaffung von drei neuen Lizenzen und mehr Kapazität und damit Kosten für die Administration und das Lizenzmanagement zu sein.


Anforderungen

Angestrebt werden jedoch vorrangig eine Konfiguration und eine Verwaltung der AutoCAD Lizenzen die dafür sorgt, dass es zu möglichst geringen Einschränkungen bei der Produktivität kommt. Die Beschaffung von teuren neuen Lizenzen soll weitestgehend vermieden werden.

Um diese generelle Anforderung zu erfüllen müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

  • Wenn Lizenzen knapp sind, muss es möglich sein, AutoCAD Sitzungen die zwar geöffnet sind, aber nicht produktiv genutzt werden ohne großen Aufwand zu identifizieren und zu schließen um Lizenzen freizusetzen.
  • Es muss jederzeit und auch für die Anwender transparent sein, wer gerade welche Lizenz nutzt.
  • Der Aufwand zur Administration muss minimiert werden
  • Die tatsächliche Nutzung und die Nutzungszeiten müssen ermittelt werden um den Einsatz der Lizenzen optimieren zu können oder einen evtl. tatsächlich vorhandenen Bedarf für die Beschaffung von zusätzlichen Lizenzen zu ermitteln.

Lösungsansatz mit „OpenLM for Autodesk“

Die Basisinstallation von OpenLM erfolgt auf einem Server und ist mit minimalem Aufwand verbunden.

Nach dem Start sammelt OpenLM in einer integrierten Datenbank Informationen über sämtliche Lizenzaktivitäten und stellt diese für Auswertungen oder zur Überwachung bereit. Dies betrifft sowohl Informationen darüber, wer wann welche Lizenzen genutzt hat, als auch wem wann welche Lizenz verweigert wurde.

Diese Informationen können dem Administrator und jedem Berechtigten über ein Webinterface in für ihn geeigneter Form zur Verfügung gestellt werden.

Zusätzlich zu dieser Serverinstallation kann auf den Arbeitsstationen der OpenLM Agent installiert werden. Abhängig von der durch den Administrator vorgenommenen Konfiguration stehen dem Anwender dann grundsätzlich folgende weitere Funktionalitäten zur Verfügung:

  1. Abfrage des Status für jede Lizenz.
    1. Abfrage wer die Nutzer dieser Lizenz sind und, sofern verfügbar und freigegeben, die Kontaktinformationen für diese Nutzer.
  2. Automatisches Schließen von Zeichnungen und Anwendungen durch OpenLM abhängig von der Anwenderaktivität und der Auslastung der Lizenzen (konfigurierbar).
  3. Information über Dokumente die kürzlich durch OpenLM (automatisch oder durch den Administrator) geschlossen wurden und komfortable Öffnung dieser Dokumente mit dem OpenLM Agent.
  4. Setzen des aktives Projektes auf welches die Nutzungszeiten gebucht werden sollen
  5. Benachrichtigung über die Verfügbarkeit einer ursprünglich verweigerten Lizenz (mit Reservierung für eine definierte Zeit).

Durch die frei konfigurierbare Benachrichtigungsfunktion von OpenLM (OpenLM Alerts) sind alle relevanten Mitarbeiter stets über die Auslastung der Lizenzen und den Status der Systeme im Bilde. Der Administrative Aufwand kann so auf ein Minimum reduziert werden.

Durch die komfortable Möglichkeit mittels der grafischen Benutzeroberfläche von OpenLM verschiedenste Konfigurationen (Option Files) für FlexNet zu erstellen und zu verwalten, kann auf veränderte Situationen schnell reagiert werden und unterschiedliche bewährte Konfigurationen können vorgehalten werden. 


Resultat

Durch die Optimierung mit OpenLM kann die zusätzliche Beschaffung auf eine Lizenz verringert werden.

Die Ausfallzeiten und der erhöhte Kommunikationsaufwand durch Lizenzverweigerung und „Lizenzsuche“ können fast vollständig eliminiert werden. Die Produktivität und die Zufriedenheit der Anwender steigen signifikant.

Sollte dennoch einmal eine Lizenz nicht verfügbar sein, wird der Anwender automatisch informiert wenn diese Lizenz wieder verfügbar ist und diese Lizenz für ihn für einen definierten Zeitraum reserviert.

Jeder Mitarbeiter kann die Auslastung der Lizenzen jederzeit auf Anforderung einsehen und so können z.B. Besprechungen in Zeiten hoher Auslastung gelegt werden.

Die Produktivitätsfunktionalitäten von FlexNet / FLEXlm können komfortabel genutzt werden ohne den Administrator zu stark zu belasten.